Управляющая компания «Территория» – одна из крупнейших обслуживающих организаций г. Екатеринбурга, работающих в сфере управления и эксплуатации недвижимого имущества. Компания обслуживает более 50 тысяч клиентов, под ее управлением находятся 225 объектов недвижимости: 45 домов ТСН и 180 домов прямого управления. Общая площадь всех объектов – 1,6 млн м². В штате работают более 500 сотрудников с различными системами оплаты труда и мотивации персонала. Организационная структура предприятия представляет собой иерархическую систему подразделений, а также включает взаимодействие с компаниями-партнерами.

Причины перехода на 1С: ЗУП 3.1

В 2019 году компания приняла решение оптимизировать процессы ведения учета кадрово-расчетного функционала и перейти на новый программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом» (далее 1С:ЗУП). Причин для этого было несколько:

• в текущей системе учета не хватало функционала для полноценной автоматизации всех бизнес-процессов предприятия, связанных с кадровым делопроизводством и расчетом заработной платы;

• текущая система учета обслуживалась организацией из другого города. И при возникновении срочных вопросов из-за разницы во времени иногда было сложно оперативно связаться с техподдержкой, что приводило к нарушению сроков исполнения обязательств или приостановке работы пользователей;

• у филиалов компании использовались разные программные продукты, и при обмене данными между кадровыми и бухгалтерскими подразделениями разных филиалов часть информации дублировалась сотрудниками вручную, что значительно увеличивало трудозатраты и замедляло процесс работы.
  

Поставленные задачи

В 2020 году руководством компании была поставлена задача полностью перейти на ведение кадрового учета и расчета заработной платы в 1С:ЗУП с января 2021 года. Для этого требовалось выполнить перенос данных из текущей системы учета в 1С:ЗУП, осуществить проверку перенесенных данных, выполнить корректировку данных после переноса, настроить функционал 1С:ЗУП в соответствии с бизнес-процессами компании, создать все нужные виды расчетов, настроить обмен с бухгалтерской программой и научить ключевых сотрудников работать в новой системе.

Задача осложнялась тем, что всю работу нужно было сделать в максимально сжатые сроки, так как для перехода на 1С:ЗУП с января  предварительно надо закрыть все расчеты по заработной плате за декабрь прошлого года. А это, как правило, происходит ближе к середине января следующего года, но в это время уже необходимо было вести учет в новой программе.

Мы приступили к работе.

Реализация проекта

Совместно с клиентом мы разработали план действий. Было решено разделить работы на 2 этапа:

ЭТАП 1. Подготовка к переходу на 1С:ЗУП

На лето 2020 года запланировали тестовый перенос  из текущей системы в 1С:ЗУП, в результате которого были выявлены все особенности и отличия между системами учета, а также подготовлен инструментарий для сопоставления и корректировки данных после переноса, изучены все особенности ведения учета клиента, проанализированы типовые механизмы 1С:ЗУП для максимальной автоматизации работы всех пользователей, подготовлены решения для отражения нетипового функционала.

Мы начали с разработки правил выгрузки данных из текущей системы учета для ее последующей загрузки в 1С:ЗУП. Типового варианта перехода в данном случае не существовало, а информацию для 1С:ЗУП нужно было выгрузить за несколько предшествующих лет для корректного расчета среднего заработка, учета больничных листов, сохранения кадровой истории сотрудников и много другого. Поэтому нам предстояла непростая работа.  

В результате нашими специалистами был разработан ряд программных обработок и других инструментов, с помощью которых получилось перенести основную кадрово-расчетную информацию в 1С:ЗУП. В июле 2020 был выполнен тестовый перенос и загружены следующие данные:

• вся нормативно-справочная информация (организации, подразделения, физические лица, сотрудники, должности, графики работы и пр.);

• кадровые данные и сведения о плановых начислениях сотрудников;

• остатки отпусков; 

•  сведения о взаиморасчетах с сотрудниками; 

• данные для расчета среднего заработка; 

• данные по НДФЛ и страховым взносам. 

На этом можно было бы остановиться и продолжить настройки 1С:ЗУП, не прекращая при этом работу в текущей системе учета до полного освоения новой программы. Но переход в середине года был неудобен тем, что пользователи не могли формировать в новой программе аналитические и регламентированные отчеты с начала года нарастающим итогом, поэтому такой вариант в данном случае не подходил.

Юлия Щелчкова, главный бухгалтер. Курировала переход:  

— Мы попробовали работать в новой программе, оценили возможности. Поняли, что все-таки неудобно переходить в середине года. Надо набраться сил и как-то сделать это с января. Но мы хотя бы немножко начали понимать, что к чему, и стали готовиться к рабочему переходу с начала года. 

Параллельно велись работы по консультациям работы в новой 1С:ЗУП ключевых сотрудников клиента, осуществлялась проверка данных и готовились инструменты для их корректировки. Был составлен перечень недостающих данных – тех, которых не было в текущей системе учета, но нужных в новой. Также были разработаны все виды расчетов для автоматизации начисления заработной платы. 

Структура, интерфейс и функционал систем учета сильно отличались и пользователям требовалось время на изучение и освоение нового программного продукта. Для облегчения понимания новой системы мы сделали памятку по работе в ЗУП 3.1.

В декабре 2020 года мы приступили ко второму этапу перехода.  


ЭТАП 2. Окончательный переход

В январе 2021 сотрудники кадровой службы Управляющая компания «Территория» оперативно завершили расчет зарплаты за декабрь 2020 года, и мы приступили к итоговому переносу данных в 1С:ЗУП.

1.   Перенесены данные из текущей системы учета в 1С:ЗУП с 01.01.2021 по 22-ум организациям.

2.   Выполнена корректировка информации после переноса. Искажение некоторых данных было связано с различными механизмами ведения учета в разных конфигурациях систем учета. Были доработаны и исправлены:

• данные по среднему заработку;

• механизм заполнения лицевых счетов у сотрудников с разными зарплатными проектами;

• печатные формы документов в соответствии со спецификой предприятия;

• права пользователей с различными профилями для обеспечения доступа к программе и работе с необходимыми документами;

• формат выгрузки документов из 1С:ЗУП для обмена с банком;

• прочее.
  
  

3.   Произведена настройка 1С:ЗУП совместно с пользователями с учетом функционала, используемого в их работе.

4.   Настроены все виды расчетов для начисления и выплаты заработной платы на предприятии.

5.   Проведены консультации пользователей по работе в 1С:ЗУП до момента ее полного освоения и окончательного отказа от ведения параллельного учета в прежней системе учета.  

Пока длился процесс перехода на новую систему, пользователи продолжали работать одновременно в двух системах – прежней и новой для того, чтобы не прерывались текущие бизнес-процессы по кадровому и расчетному учету. Учитывая, что штатный состав сотрудников на предприятии большой, это было нелегко, но позволило стабильно продолжать текущую работу во время перехода и перейти на новую систему максимально комфортно.

Юлия Щелчкова, главный бухгалтер: 

— Очень сильно нам помогла специалист отдела внедрения Юлия Макридина. Без нее у нас бы ничего не получилось. Она прямо курировала процесс, приезжала к нам и на телефоне всегда была. У нас было очень много вопросов, потому что какая-то информация перенеслась, какая-то была лишней. Что-то мы удаляли, что-то руками заносили. Было очень много нюансов.

Для нас переходы с отраслевых конфигураций 1С – это всегда трудоемкий и очень ответственный процесс, при котором надо оперативно учесть все нюансы работы заказчика после перехода в новую программу, помочь пользователям наладить слаженную и корректную работу в базе, вовремя устранить все возникающие проблемы и ответить на все вопросы. 

При работе с Управляющая компания «Территория» у нас был отлично налажен процесс работы с пользователями. Сотрудники бухгалтерии и расчетного отдела в количестве 3-ех человек в короткие сроки все протестировали и помогли нам запустить новую информационную базу 1С:ЗУП в промышленную эксплуатацию. Некоторые задачи приходилось решать на ходу и в нерабочее время, но у нас была цель – перейти на полный учет кадрово-расчетного функционала в новой 1С:ЗУП с начала 2021 года.

Юлия Щелчкова, главный бухгалтер: 

— Это был напряженный период: мы и там, и там заводили все, сравнивали, исправляли ошибки. И уже с начала апреля стали вести учет только в 1С:ЗУП. Выровняли отчеты, чтобы они были такими же, как раньше. Было тяжело эти три месяца, но сейчас все довольны.

Результат 

С апреля 2021 года зарплату в компании считают полноценно в 1С:ЗУП. В ней автоматизированы все действующие процессы для кадрового учета и расчета заработной платы, что позволило значительно сократить время выполнения рутинных операций и уменьшить трудозатраты пользователей, работающих в этой системе.

Багаутдинова Анастасия, бухгалтер по расчету заработной платы: 

— В другой программе не было услуги расчета процентов по приказу. Приходилось вручную высчитывать процент. А сейчас я в 1С:ЗУП забиваю проценты, и они автоматом считаются. Раньше мы вручную считали фактически отработанное время, а сейчас программа это делает сама. Также в 1С:ЗУП можно сделать разные виды аналитических отчетов, а в другой программе был предусмотрен только один вид. 

Теперь Управляющая компания «Территория» ведет учет в современной программе, которая соответствует законодательству, находится на поддержке у разработчика, без проблем обновляется и отвечает всем потребностям.    

• Перенос данных из предыдущей учетной программы в «1С:ЗУП» за 2 года по 22 организациям.

• Настройка новой программы типовыми инструментами, исправление ошибок. 

• Консультации по работе в «1С:ЗУП».