Сеть бутиков Beauty Boutique специализируется на продаже продукции класса премиум и люкс в области здоровья и красоты. Организация существует с 2005 года. Сеть включает в себя 10 розничных торговых точек в г. Москва.
В сети магазинов Beauty Boutique была создана единая автоматизированная система: настроено ведение складского учета, формирование планов продаж и управленческих отчетов, введен анализ статистик по торговым точкам, разработано мобильное приложение.
- Создание управленческих отчетов. Для удобства отчеты сделаны в графическом и числовом виде.
- Система стимулирования продавцов: отображение ежедневной статистики (выручка, процент в зарплату и процент выполнения плана), установка планов продаж и графика работы сотрудников.
- Система учета дисконтных карт и система работы с клиентами (рассылки, поздравления, акции).
- Поддержка складского остатка для определения даты формирования заявки с учетом текущих продаж.
- Разработано мобильное приложение для Android и IOS, которое позволяет анализировать текущую ситуацию по продажам.
Какие задачи мы хотели решить с помощью новой программы?
Первое: создание единой автоматизированной системы учета, где будут отражены все особенности нашей работы.
Второе: оперативность и достоверность в получении информации для контроля и управления. Наша деятельность — это розничная торговля. Мы хотим быть успешными и всегда держать руку на пульсе. Поэтому оперативное получение информации – это жизненно необходимо.
Третье: сокращение сроков подготовки отчётности. Тут, наверное, даже комментировать не нужно. Все мы знаем, как иногда много времени занимает подготовка какого-либо отчета. А на самом деле это время можно потратить более эффективно.
Четвертое: оптимизация трудозатрат по вводу первичной информации, в том числе уход от двойного ввода информации.
Для решения вышеуказанных задач, мы рассматривали несколько вариантов и остановились на решении 1С:Розница 8. Тому было несколько причин:
- Надежность. 1С — это самые известные российские программы для учета. 1С:Розница существует уже достаточно давно и зарекомендовала себя. К тому же, проблем с обслуживанием не должно быть, т.к. компаний, сопровождающих 1С много.
- Мы, как и любое предприятие, выбираем по соотношению цена=качество. Как выше говорилось, программы 1С уже себя зарекомендовали. Цена тоже сыграла немаловажную роль. Не сказать, что проект внедрения обошелся в копейки, но по сравнению с другими системами, которые мы рассматривали, был однозначно дешевле.
Итак, выбор был сделан. Кстати, надо еще об одном нюансе рассказать. Мы находимся в Москве, а компания, которая внедряла программу, находится в г. Екатеринбурге. Может показаться, что это неудобно, но это не так. Мы живем в замечательное время технического прогресса и проблема расстояния, это не проблема. К тому же, мы отказались от собственного сервера и взяли его в аренду в Екатеринбурге. Но об этом попозже.
Вернемся к началу нашей автоматизации. Мы прекрасно понимаем, что прежде, чем затевать что-то, нужно четко понимать, чего мы хотим. Поэтому началось все с предпроектного обследования. Работы проводились как удаленно, так и к нам на несколько дней приезжали сотрудники компании-автоматизатора. По итогу обследования были обозначены первоочередные задачи и схема нашей будущей системы.
Схема классическая:
- В каждой торговой точке независимая база 1С: Розница. Это необходимо для того, чтобы торговая точка не зависела от наличия интернета.
- В офисе центральная база. В эту базу выгружаются данные из периферийных баз по заданному расписанию.
- В базах на торговых точках отражаются розничные продажи и формируются отчеты по продажам, складским остаткам и статистикам продавца.
- В центральной базе следующий функционал:
Также, помимо этого, было принято решение специально разработать мобильное приложение, где будет отражаться текущая ситуация по продажам в бутиках.
Процесс внедрения начался. Если сказать, что было непросто, это ничего не сказать. Начиная подобные проекты, нужно понимать, что легко не будет. Это аксиома. Мы это понимали, были готовы к трудностям и их решению, поэтому в итоге все получилось. И команда у нас сложилась отличная: с нашей стороны было несколько ответственных сотрудников, отвечающих за свою часть и со стороны компании-автоматизатора было несколько специалистов, которые реализовывали наши пожелания.
Весь процесс у нас занял примерно полгода. За это время были сделаны доработки в программе под нас, настроены обмены, разработано мобильное приложение, обучены сотрудники.
Вот несколько примеров того, что было реализовано:
- Ряд гибких управленческих отчетов. Теперь мы можем видеть актуальные данные практически в любом разрезе. Это удобно. Также многие отчеты сделаны в графическом виде, не всегда цифры удобно смотреть. Иногда, чтобы отследить тенденцию, требуется графическое изображение. Это мы получили.
- Система стимулирования продавцов: вывод сообщений продавцам при различных событиях (частые продажи, отсутствие продаж и т.п.). Отображение ежедневной статистики продавца на экране в реальном времени (например, выручка, % в зарплату, сколько осталось до выполнения плана), т.е. продавец видит свои показатели и может сам спланировать что ему еще нужно сделать.
- Система учета дисконтных карт и система работы с клиентами (рассылки, поздравления и т.д.), акции.
- Поддержка не снижаемого складского остатка для определения даты формирования заявки с учетом текущих продаж.
- Установка планов продаж в разрезе торговых точек по дням.
- Графики работы сотрудников в разрезе торговых точек.
- Мобильное приложение для Android и IOS. Теперь в любой момент времени можно посмотреть, какова ситуация с продажами.
Также еще хочется остановиться поподробнее на технической части. Выше уже было сказано о том, что мы приняли решение в пользу аренды сервера. Мы рассматривали варианты приобретения серверного оборудования, но в итоге вариант с арендой нам подошел больше. Во-первых, стоимость железа с нормальными характеристиками достаточно высокая, во-вторых, сервер необходимо обслуживать, следовательно, нужен отдельный специалист. А сейчас, за достаточно небольшую стоимость, мы получаем стабильную работу сервера. Бывают, конечно, накладки, но все рабочие вопросы решаются. Напомним, что мы арендуем сервер в Екатеринбурге. И этот факт никаким образом не отражается на нашей работе. Помимо этого, мы остались с компанией, которая нам внедряла программу. Проект внедрения перерос в текущее сопровождение. Опять же, это Екатеринбург, но проблем с работой не возникает. Подводя итоги, можно сказать, что проект по автоматизации нашей деятельности прошел успешно. Мы получили то, что хотели. Сейчас система функционирует так, как надо.
После завершения всех работ по внедрению мы успешно запустили еще 5 торговых точек. И это не предел! Мы увеличиваем свои показатели, а четкая, отлаженная работа системы этому способствует. Теперь мы можем отслеживать результаты работы в реальном времени и, в случае необходимости, принимать различные меры, чтобы показатели продолжали расти. Кроме того, наши продавцы сами могут отслеживать свои результаты, а это немаловажно. Также, мы ушли от проблемы ввода двойной информации, достаточно было всего лишь настроить обмены. Казалось бы, достаточно все просто, а жизнь облегчает сильно.
Ну и на последок хотелось бы дать несколько рекомендаций тем предприятиям, которые решили заняться автоматизацией своего учета. Для успешной реализации проекта важно:
- Четко обозначить задачи. «Чтобы было хорошо» - это не постановка. Нужно, прежде всего самим понимать, что вы хотите получить на выходе. Какой результат вам нужен.
- Четко описать процессы на предприятии (желательно письменно): организационную структуру предприятия, что происходит на каждом участке, кто и за что отвечает. Иначе в процессе внедрения можно столкнуться с хаосом, а на выходе получить «автоматизированный хаос».
- Запастись терпением. Не бывает мгновенного результата. Чтобы все наладить - нужно время.
- Понять одну простую истину: процесс автоматизации — это командная работа. От исполнителя, безусловно, зависит очень много. Но то, насколько активно вы, как заказчики, будете принимать участие в процессе, тоже влияет на результат.
- Спланировать расходы на автоматизацию. В процессе могут измениться первоначальные задачи, появится новое видение и, соответственно, это может повлечь за собой дополнительные затраты.
Мы довольны нашими результатами. Но на месте стоять не будем, впереди еще много нового и интересного!
